BI

Kurumların sürdürülebilir rekabet avantajı sağlayabilmeleri için bilgiyi kullanma çabalarında ulaşılan son aşama, iş zekâsı  (BI - Business Intelligence) uygulamalarıdır. Günümüz ekonomik ortamında iş zekası  etkin karar verme ve bilgi yönetim sürecinin vazgeçilmez bir parçası olmuştur.

Şirketin gelir ve performansını en üst düzeye ulaştırma yönünde doğru kararlar verebilmek için, ihtiyaç duyulan bilgileri bir araya getirip hızlı bir şekilde analiz ederek gerekli öngörülerde bulunmak gerekir. Bunu gerçekleştirmenin en kolay ve güvenilir yolu  iş zekası  uygulamalarıdır.

Peki nedir İş Zekası (BI) ?

Geniş tanımı ile BI,  kurumların  daha iyi iş kararları  vermesine  yardımcı olmak amacıyla gerekli verilerin toplanması, saklanması, analiz edilmesi ve raporlanması için kullanılan  uygulamalar ve teknolojileri içeren bir yönetim bilgi sistemidir. BI var olan iş performansını anlamak ve bilgiye dayalı iş kararları almak için organizasyon çapında iş verilerinin analiz ve raporlama sürecidir. Bu süreçteki işlemler daha çok bilgisayar yazılımı ve teknolojileri ile yapılmaktadır.

İş zekası sürecini  adımlara ayırarark, süreçte sıkça kullanılan teknik terimleri de açıklamaya çalışarak konuyu detaylandırayım :

a) Keşif ve istihbarat : İş zekası sürecinin ilk adımı bilgiye ihtiyaç duyma ve gerekli veriler için istihbarat toplama sürecidir. Kurumlar, "Rekabette nasıl bir adım önde olabilirim?" ,"Global trendler nelerdir?", " Yeni marka yatırımı yapmalı mıyız?"..vs gibi benzeri stratejik ve taktiksel iş kararlarına yön vermek için birtakım bilgilere ihtiyaç duyarlar. Bilgiler, her türlü medya, ekonomik raporlar, e-kart, pos, mobil uygulamalar, CRM ve ERP sistemleri gibi çeşitli ortamlardan birçok yöntemle (operasyonel veri girişi, pazar araştırması, anket..vs) elde edilebilir. Teknoloji geliştikçe hem toplanan veri sayısı hem de veri toplama teknikleri giderek artmaktadır. İş zekası yazılımları  bilgilerin bulunduğu ortamlar ile entegre çalışarak gerçek zamanlı veri toplama yöntemleri sağlamaya çalışırlar. Örnek verecek olursak şirket finansal ve operasyonel verilerinin tutulduğu ERP sisteminden veya  mevcut müşteri bilgilerinin bulunduğu CRM sisteminden eş zamanlı veya gerçek zamanlı  veri transferi yapabilen  teknolojilere sahiptirler. İş zekası uygulamaları günümüz hızlı iş yaşamında mobil platformlardan da veri elde edilebilen bir konuma gelmiştir.

b) Konsolide ederek yönetme : İkinci adım toplanan bilgilerin biribiri ile ilişkilendirilmesi, kolay analiz edilebilir bir yapıya dönüştürülerek konsolide edilmesi sürecidir. Bu süreç dağınık yapıdaki verileri tek bir merkezde konsolide ederek ve gruplandırarak daha hızlı bir şekilde, daha düşük maliyetle analizine imkan sunan  ve mükerrer olmalarını engelleyen teknolojik altyapıyı oluşturma sürecidir. Bazen operasyonel veriler ve bulundukları teknolojik platform buna imkan tanırken, bazen tanımaz. Bu durumda sadece ihtiyaç duyulan verilen depolandığı ve entegre edildiği başka bir ortama ihtiyaç duyulur. Tüm verilerin sorunsuz bir şekilde tek bir merkezde toplandığı, kolay, hızlı ve doğru bir şekilde analizine imkan sağlayan  iş zekası ortamına "Veri Ambarı" (Data Warehouse) diyoruz. Veri ambarı bilgiye daha kolay ulaşmayı ve beraberinde hızlı ve etkin sorgulamayı sağlayan bir platformudur. Pekçok veriden sadece gerekli olanların süzülmesi, gereksiz bilginin temizlenmesi ve veri ambarına aktarılması işlemine ETL (Extract Transform Load) denir. ETL, başka ortamlarda bulunan (örneğin ERP sistemi) operasyonel verinin çekilmesi (extract), formatının değiştirilmesi (transform) ve veri ambarına yerleştirilmesi (load) işlemidir. Transfer edilen veriler, veri ambarı içinde filtreleme, gruplama ve kategorisel ayrımlara imkan veren veri kümeleri içine yerleştirilirler. Veri ambarları içindeki bu akıllı veri kümlerine "Veri Ambarı Küpü" (Data Warehouse Cube) denmektedir. Tutulan verilerin birçok perspektiften analiz ve manipülasyonuna imkan sağlayan "küp" şeklindeki  yapılarından dolayı bu isim verilmiştir. Bazen daha spesifik amaçla, daha küçük kullanıcı gruplarına hitap eden nispeten küçük bir veri grubu üzerinde analiz ihtiyacı doğar. Daha küçük veri yapılarının depolandığı böyle bir platformda veriler daha kolay yönetilebilir. Bu yapılara "Veri Marketi" (Data Mart) adı verilir. Veri ambarı içinde kurumun tüm bilgileri tutulurken, veri marketleri veri ambarının alt bir kümesi olarak sadece spesifik süreçler için gerekli olan bilgilerin saklanması için kullanılır. Örneğin satış ve pazarlama süreci gibi.

c) Analiz etme: Bir sonraki adım eldeki verilerden hareketle şirketin iş performansını anlamaya veya hedeflere ulaşacak aksiyonları belirlemeye yardımcı olacak analizleri üretme sürecidir. Önceki aşamada oluşturulan bütünleşik ve organize veri kapsamlı ve hedefe yönelik analiz imkanı sunan bir altyapı sağlar. Bununla beraber, BI analiz teknolojileri ile veri ambarı gibi akıllı ortamlarda bulunan bilgiler analiz edilebileceği gibi operasyonel bilgiler de analiz edilebilir.  

İş zekası analiz sürecinde çok sık kullanılan bir yöntem "Çevrimiçi (veya eş zamanlı) Analitik Süreçler"dir (OLAP- Online Analytical Processing). OLAP eş zamanlı, çok boyutlu çapraz sorgulamalara imkan veren, boyut ve gruplamalar ile sınırlı olmayan ve her seviyedeki sorgulama için performans sorunu yaşanmayan bir analiz teknolojisidir. Bu yeteneğini veritabanı küp yapılarına borçludur. Bazı durumlarda toplanan veriler sormayı hiç düşünmediğimiz bazı soruların cevaplarını içerebilir. Bu veriler bir raporlama yapısıyla elde etmesi imkansız olan trendler, korelasyonlar ve bağımlılıklar gibi bilgileri içerebilir. Bu tür ilişkiler bilgisayarlar tarafından "Veri Madenciliği" (Data Mining) olarak adlandırılan teknikle geliştirilebilir. Birtakım algoritma ve metodlar kullanılarak büyük veri yığınlarının bilgisayar yardımı ile analiz edilmesi sonucunda ortaya çıkan  ilişkiler, tahminler, trendler ve modeler iş zekası teknolojisi içinde yer alan bu uygulamanın alanıdır. Bir başka analiz yöntemi "Kıyaslama"dır (Benchmarking). Bir iş sürecinin ve ölçüm performansının sektördeki ve pazardaki en iyi ile veya en iyi uygulaması ile kıyaslanarak  daha kaliteli, hızlı ve ucuz olmak için gerekli araç ve yöntemlerin öğrenilmesidir. İş performansını gösteren jargonlardan birtanesi de "Anahtar Performans Göstergeler" veya "Kririk Başarı Faktörleri"dir (KPI - Key Performance Indicator). Kritik başarı faktörleri (KPI),  organizasyonların hedefleri doğrultusunda ilerleme ve iyileştirme aşamalarını tanımlayıp ölçülmesine yardım eden başarı göstergeleri olup, iş zekası uygulamasından  bu göstergelerin etkin bir şekilde raporlanması istenir.

d) Karar Verme: Son adım analiz sonuçlarını yorumlama ve karar verme aşamasıdır. Bu süreç analiz sonuçlarından faydalanarak mantık, yorumlama, öngörü ve tahminler ile birçok alternatiften bir tanesi veya bir kaçının seçilmesi sürecidir. Sonuçta ya bir aksiyon ya da yeni bir fikir ortaya çıkar. Analiz sonuçlarının konu ile hiç ilgisi olmayan kişiler tarafından bile kolayca yorumlanmasına yönelik yöntemler ve sunum teknikleri  bu sürecin kapsamını oluşturur. Karmaşıklığın giderilmesi, belirsizliğin azaltılması için görsel araçlar kullanılır. Bu amaçla kullanılan iş zekası yeteneklerinden bir tanesi "Yönetimsel Göstergeler"dir (Executive Dashboards). Teknik bilgilerden ve karmaşıklıktan arındırılmış, özetlenmiş görsel bilgiler içeren raporlardır. Bir diğeri yöneticilerin çokça kullandığı performans göstergelerinin yer aldığı kontrol panelleridir. 

Tüm süreç içinde veri bilgiye, bilgi yoruma, yorum karara ve karar aksiyona dönüşür. BI-iş zekası verilerin konsolide edilebildiği veri ambarı gibi ortamlar, veri madenciliği gibi ileri analiz teknikleri ve kolay anlaşılabilir rapor formatları sunan bir araçtır sadece. Kararları yöneticiler verir.

Şirketler neden BI çözümlerine yatırım yapıyorlar?

En kısa cevap, "daha doğru ve hızlı kararlar almak için" olabilir ! Günümüz koşullarında aynı anda hızlı, kaliteli ve ucuz olmalısınız. Rakiplerinizin hamlelerine zamanında cevap vermelisiniz. Yeni bir kampanya mı yapacaksınız , yeni pazarlara mı gireceksiniz, hangi yönde nasıl bir taktiksel  karar alacaksanız şartlar ve ortam değişmeden hızlı ve efektif olmalısınız. BI - iş zekası uygulamaları tam olarak bu ihtiyacı karşılayan çözümlerdir. Yukarıda anlatmaya çalıştığım gibi, iş zekâsı çözümleri şirketlerin mevcut  istihbarat ve raporlama sistemlerine göre, verileri ortak bir "akıllı"  platformda konsalide ederek daha efektif bir şekilde analiz etme yeteneği sunarlar. Bu yetenek bize daha az maliyetle, daha doğru, daha kapsamlı  ve en önemlisi çok daha hızlı olarak iş süreçlerimizde ve müşterilerimizde neler olup bittiğini görmemizi sağlar. Birçok açıdan ve çok boyutlu olarak  müşteri ve tedarikçileri, pazarın durumunu, iş süreçlerini,  finansal performansı ve olası riskleri resimler. 

Tecrübelerim şirket üst yöneticilerinin diğer teknolojik yatırımlara göre iş zekası yatırımlarını daha iyi anladıklarını işaret etmektedir. Son yıllarda bu konuda yapılan araştırmalar da şirket üst yöneticilerinin favori karar verme aracının iş zekası olduğunu ortaya çıkarmıştır. Bir şirketin karar alma sürecinin ham verilerden işlenerek elde edilen öngörülere dayanıyor olması rekabette "temel başarı faktörü" olarak belgelenmiştir. Günümüzde iş zekası uygulamaları  veri ve teknolojinin ötesine geçerek organizasyonlarının iş süreçlerine, becerilerine ve kültürlerine kadar gitmekte, düşünce yapılarını değiştirmektedir. Bu nedenle iş zekası çözümü teknolojik bir yatırım opsiyonu olmaktan çok bir ihtiyaca dönüşmüştür.

Analitik felsefeye göre mantıksal bir karar vermek için bilime dayanan bilgi doğru bilgidir. Bununla beraber, bir bilginin doğru olup olmadığını anlamak için de bilginin analizi gerekir.

CRM

Müşteri ilişkileri yönetimi kısaca CRM (Customer Relationship Management), son yıllarda her ölçekten kurumun ajandasında yer alan bir yatırım olarak karşımıza çıkıyor.

Kurumlar CRM'den nasıl fayda sağlayabileceklerini biliyorlar mı? CRM uygulamaları başarılı mı? Bu sorulara yanıt arayabilmek için önce CRM’in şirketlerin gündemine nasıl geldiğini analiz etmeye çalışalım.

Ticari dünyada mevcut müşterilerin elde tutulması ve yeni iş alanlarının bulunması fevkalade önemlidir. Pazarda rekabet eden tüm şirketler paylarını arttırmak için daha fazla müşteriye ulaşmaya çalışırken mevcut müşterilerine de daha fazla ürün satmaya çalışmaktadırlar. Yeni müşteriler bulmanın maliyeti herbir mevcut müşteriyi daha önemli kılmaktadır.  CRM'e giden yolun başlangıç noktası burasıdır.

Müşteriyi elde tutmanın yolunun müşterileri bilgilerini kayıt altına almak, müşteriyi anlamak, onun ihtiyaçları çerçevesinde ürün ve hizmetlerini özelleştirebilmekten geçtiği farkedilmiştir. Şirketlerde çalışan satış veya müşteri temsilcisi adı verilen çalışanlar bu görevi zaten icra etmektedirler. Genellikle kendi müşteri portföyleri vardır ve müşteri ile ilgili önemli bilgileri bu kişiler bilirler.  Müşterileri bilgilerini bu kişilerin tekelinden kaldırıp ortak bir bilgi havuzu içine koymak ve  bunların analiz edilmesi sonucunda yönetim için başarılı satış stratejileri geliştirmek fikri satış kadrolarının otomasyonu sürecini doğurmuştur.  Bu süreç içinde internet ve mobil teknolojilerinin gelişmesi de  satış kanallarının artmasını ve satış gücünün daha etkin kontrol edilebilmesini beraberinde getirmiştir.

Satış gücünün kontrol edilmesinde kullanılan teknolojileri pazarlama organizasyonunda, faturalama noktalarında, yardım-masası veya şikayet hatlarının yönetiminde kullanmak fikri sonucunda ise bugün CRM dediğimiz "Müşteri İlişkileri Yönetimi" sistemi ortaya çıkmıştır.

CRM müşteriler ile şirket arasındaki iletişimi yönetmek için uygulanan bir yönetim stratejisidir. Başta satış aktiviteleri olmak üzere pazarlama, müşteri hizmetleri ve teknik destek gibi iş süreçlerinin teknolojinin yardımıyla organize, otomatize ve senkronize edilmesidir. Temel amacı mevcut müşterilerin devamlılığını sağlamak olan CRM,  ilave olarak mevcut müşteri bilgilerinden yola çıkarak yeni müşteriler bulmanın yollarını aramanın ve yeni iletişim ve satış kanalları ile hedef kitleye daha etkin ulaşmanın da bir aracı olarak görülmektedir.

Özetle CRM  daha güçlü ilişkiler kurmak için müşteri ihtiyaç ve davranışlarının daha çok öğrenilmesi yönünde yapılan herşeydir. Bu nedenle sadece teknolojinin uygulanması değildir,  bu doğrultuda stratejiler oluşturmaktır.

Kurumlar neden CRM yatırımı yapıyor?

“Müşterilerimiz için ortak bir veri havuzu yaratmaya çalışıyoruz. Mektupla, telefonla, eloktronik posta ile bize ulaşan ve elimizde bulunan verileri bir noktada buluşturup bunlardan  satış ve pazarlama aktivitelerimizde faydalanmamız gerekiyor.”

“Alım yapan müşterinin prosedürler için gereken bilgileri muhasebe programınızda zaten vardı. Ancak potansiyel müşterilerin kayıtları herkesin kendi ajandasında ve kartvizitlerindeydi. Artık hem mevcut müşterilerimiz hem de görüşülen potansiyel müşterilerin istediğimiz zaman rapora dönüşebilecek özelliklerini kayıt altına alabiliyoruz” ,

“Oluşturmak istediğimiz prim hesaplama sistemini pazarlama - satış yönetim ağı içinde izlemek ve bu sistemin otomatik gerçekleşmesini istiyorduk. Büyüdükçe bünyemize yeni katılan arkadaşların adaptasyonu ve gelir gelmez müşterilerimizle ilgili bilgi bankasına erişmesi gerekiyordu. Yeni çalışanlar işlemleri ve müşteri bilgilerini yeniden keşfetmemeliydi. “

“Kullandığımız CRM sistemi üzerinde, kullanıcıların müşteriler ile yapmış olduğu telefon konuşmaları, e-mail gönderimleri, randevu gibi aktiviteleri kaydedilmekte ve raporlanabilmektedir.”

Örnekleri çoğaltabiliriz. Her şirket CRM’i kendine göre yorumlayıp, kendi CRM uygulamasını geliştirmektedir. Ortak olan ise müşteri sürekliliğini hedefleyecek şekilde müşteri tatmininin sağlanması için satış öncesi, satış ve satış sonrasını içeren toplam müşteri deneyiminin işletme tarafından takip edilebilir olmasıdır. Hem mevcut müşterilerin  hem de yeni kazanılan müşterilerin tatmini önemlidir.

Peki CRM projeleri başarılı mı?

Bu konuda yapılan araştırmalar ve kişisel gözlemlerime göre en az yarısının başarısız olduğu veya sınırlı kaldığı yönünde. Adında yönetim olan bu sistemler gerçekte müşteriyi yönetememiştir. Çünkü güç her zaman müşteridedir ve ilişkilerin yönünü belirleyenler her zaman müşteriler olmuştur.

CRM Projelerinin başarısız olmalarının temel nedenlerini sıralarsak :

1) Üst yönetimin müşteri ilişkileri yönetimi kavramı ve ilgili stratejileri anlayamamaları. CRM’i ne için ve nasıl kullanacaklarını bilememeleri. Bizim de CRM'mimiz olsun şeklinde ihtiyaçtan çok sistemi uygulamak istemeleri ve genelde basit bir bilgisayar uygulaması olarak yorumlayabilmeleri.

2) CRM’in anlayan yöneticilerin ise müşteri ilişkilerinden çok satış temsilcilerinin kontrolu üzerine odaklanmaları. Bu durum hem satış temsilcilerinin motivasyonunu kırmakta hem de CRM‘in mentalitesini dar bir çerçeve içine sokmaktadır. Bu nedenle CRM, bir çok işletmede maalesef satış temsilcileri tarafından benimsenmemiştir.

3) CRM konusunda hizmet sunan firmalarda çalışanların henüz tecrübesiz olmaları ve/veya satış-pazarlama süreçlerini bilmemeleri diğer bir konudur. Üzerine çalışanların eksik eğitimlerini de ekleyebiliriz.

Peki başarı için neler yapılabilir ?

Başarılı bir uygulama için önce ihtiyacı hisetmeliyiz. Şirketler CRM yatırımına karar verirken fokus olacakları konu “Müşteri İlişkileri”dir. Günümüz dünyasında müşteri temas noktaları, satış kanalları ve çeşitlilik giderek artmaktadır. Teknolojinin gelişimi ile rekabet koşulları değişmiştir. CRM artık bir ihtiyaca dönüşmüştür.

İkinci olarak şirketler CRM uygulamarında satış gücünü işin içine sokmaları , onların ihtiyaçları ve şirketin ödül sistemine göre uygulamaları yönlendirmeleri gerekir. CRM‘in iki ayağından bir tanesi müşteri ile temas , diğeri ise müşteriden toplanan bilgilerin harmanlanması ve yorumlanmasıdır. Bilgileri toplarken satış temsilcilerine “big brother watching you” uygulamaları ile korku filmi seyrettirmememiz gerekir.

Son olarak tecrübeli danışmanlar ile çalışılması gerekiyor. Bu konuda eğitim ve sınırsız destek anahtar konulardır. Ürün seçmeden once CRM uygulamaları konusunda bilgi sahibi olunmalıdır.

Unutmayalım , müşteri her zaman haklıdır..!

ERP

Günümüz global rekabet koşullarında hayatta kalmak için şirketler devamlı olarak kendilerini geliştirmek ve yenilemek durumundalar. ERP (Enterprise Resource Planning) olarak bilinen Kurumsal Kaynak Planlama sistemi de şirketlerin stratejik gündeminde yer almaktadır.

ERP nedir ?

Kurumlar neden ERP'ye yatırım yaptıklarını şöyle ifade ediyorlar :

“Büyüyen yapımızı yönetmek büyüme dönemini sağlam temellere oturtmak ve kalıcı olmasını sağlamak için ERP yazılımları kullanmanın zamanının geldiğini düşündük”,

“Kurumsal bir yapı oluşturmak, kalitemizi kontrol etmek ve sürekli kılmak gerekiyordu”,

“Şirketimizin küresel sistemde varlığını sürdürebilmesi için çağı ve teknolojiyi yakalayıp daha rekabetçi olmamız gerekiyordu”, “İş süreçlerinde verimliliği ve karlılığı artıracak, ürün kalitesini kontrol edip sürekli kılacak, maliyetleri detaylı izleyip görebileceğimiz bir yazılım arayışı içine girdik”..vs

Örnekler çoğaltılabilir. Hepsinin ortak amacı şirket strateji ve hedeflerini daha sağlam bilgilere dayandırmak, teknolojiden yararlanarak iş süreçlerini daha efektif yöneterek rekabetçi ve karlı bir yapıya dönüşmektir. ERP yatırımının bu hedefleri karşılayacağını düşünmektedirler.

Peki ERP gerçekten sihirli bir değnek gibi tüm bu beklentileri karşılar mı? ERP yatırımından beklenilen sonuçlar alınıyor mu?

ERP'yi kısaca tarif edersem firma içindeki tüm departmanların farklı ihtiyaçlarını karşılanmasını tek bir bilgi sistemi üzerinde sağlayan ve bunların tüm fonksiyonlarını entegre etmeye çalışan bir yazılımdır. Eşzamanlı entegrasyon ile tüm departmanlar bilgiyi daha kolay ve hızlı paylaşır, kaliteli ve güvenilir bilgi çapraz kontrollere gerek kalmadan elde edilebilir.

Firmalar teknolojiyi, stratejilerini yöneten bir araç olarak konumlandırmaktadır. ERP çözümleri, bu amacın en önemli bileşenlerinden birisidir. ERP kurumu daha sistematik, daha organize ve hatta daha statükocu bir yapıya dönüştürür. Uzun dönemde şirket için mutlaka katma değer yaratmanın bir aracıdır.

Ülkemizdeki birçok ERP yatırımının olması gereken verimlilikte olmadığı bir gerçektir. ERP implementasyonu sonrasında şirketler  gerçek zamanlı iş pratiklerinin entegre edilerek verimlilik artışı gerçekleştireceklerini umuyor iken, çoğu zaman iş süreçlerinin karmaşıklaşması, yavaşlaması ve departmanlar arasındaki uyumsuzlukların artması ile yüzleşirler.

Bu konuda yapılan araştırmalar ile paralel biçimde tecrübelerim  verimsizliğin temel nedenin şirketlerin düşünce tarzlarının ve iş yapış alışkanlıklarının ERP'nin gerektirdiği doğrultuda değişmemiş olmasına işaret etmektedir. Bu nedenle hayata geçtikten sonra ERP beklendiği gibi etkin bir rekabet aracı olamamaktadır.

ERP kurulma aşamasında beklentiler yüksektir. Kafalardaki en ideal uygulamalar talep edilmekte işletmedeki birçok problem  ERP ile çözümlenmek istenmektedir. Bunun sonucunda bilmeden daha karmaşık süreçlerin oluşmasına ortam yaratılmaktadır. Ya da tam tersi sistem tasarlanırken kapsam dar tutulmak istenmekte, bazı süreçler ERP'nin dışında tutularak sistem olanakları kısıtlanmakta ve bütünlük bozulmaktadır.

Bu aşamada yapılan bir diğer hata, üst yönetimin artık klasikleşen "çalışan sayısını azaltma" mentalitesidir. İlave olarak ERP'nin iş süreçlerini yönetme ve entegre etmek için yararlanılan bir araç olduğundan çok, basit bir kontrol mekanizması olarak yorumlanmasıdır. ERP yatırım kararı aşamasında  üst yönetim aynı anda hızlı, kaliteli, ucuz ve mükemmel olmayı arzu ederken projenin kavramsal tasarım aşamasında iş süreçlerinin, çalışanlarının ve şirket harcamalarının sıkı kontrol edilmesine odaklanmaktadır. Bunun sonucunda ERP ile bilginin paylaşımına yönelik bir düzen amaçlanırken, bilgi akışı ERP üzerinden değil başka şekil ve biçimlerde gerçekleşmiş olacaktır.

Sonuç olarak üst yönetimlerin ERP'yi yanlış yorumlamasından doğan uygulamadaki bu tür olumsuz yaklaşımlar, proje aşamasında ERP sisteminin karmaşık yapılandırılması ve/veya tam tersi şekli ile eksik süreçlerin kurgulanması   mevcut işleyiş ile ERP sistemi arasında farklılıklar oluşturmakta ve çalışanların motivasyonunu düşürmektedir.

Eğer kurum çalışanları ve yönetimi kurgulanan iş süreçlerini kullanmakta isteksiz, iş süreçleri ile ERP süreçleri birbiri ile örtüşmüyor ve işler eş zamanlı yapılamıyorsa ERP güvenilir olmayan bilgi deposuna veya pahalı bir muhasebe programına dönüşür.

Böyle bir olumsuz sonuca nasıl engel olunur?

ERP uygulamasından daha iyi verim almak için  kurum kültürünün, iş süreçlerinin, iş yapış tarzlarının  hatta organizasyonel yapının değişmesi gerekebilir. Kurum çalışanlarının ve yöneticilerinin bu değişime olumlu bakmaları ve hazır olmaları gerekir. Üst yönetimin anahtar rol oynaması gerekir. Üst yönetimin ERP sisteminin ne olduğunu kavraması, kurgulanan iş süreçlerini yönlendirmesi, departmanlararası entegrasyonu tesis etmesi ve çalışanları bu yönde motive etmesi  başarılı sonuçlar almanın ilk şartıdır.

Başarılı bir uygulama için reçete sunarsak ;

a) Üst Yönetim :  ERP uzun soluklu bir uygulamadır.  ERP'yi kısa zamanda implemente etmek başarı değildir, esas olan üst yönetim tarafından  uzun dönemde ERP'nin nasıl katkı sağlayacağının anlaşılmasıdır. Üst yönetime  ERP'nin stratejik rolü anlatılmalı ve kapsamlı desteği tesis edilmelidir.

b) Süreç Yönetimi : ERP süreç tabanlıdır. "Süreç Yönetimi"  uygulamalarının ERP ile eş zamanlı olarak düşünülmesi ve yürütülmesi gerekir. Bu süreçte kurumun iş süreçlerinin çok iyi analiz edilmelidir. ERP ile yeni iş süreçleri ortaya çıkabileceği gibi mevcut olanlar tamamen ortadan kalkabilir.

c) Değişim Yönetimi : ERP bir değişimdir. ERP Projesi "Değişim Yönetimi" ilkeleri ışında gerçekleştirilmelidir. ERP ile beraber kurumdaki düşünce tarzının değişmesi ,  mevcut iş yapış tarzlarının sorgulanması ve departman duvarlarının kalkması gerekiyor. Motivasyon önemli bir katalizördür.

d) Eğitim :  Hem kullanımın yaygınlaşması hem de kurgulanan süreçlerin  yerleşmesi için anahtar süreç eğitimdir.

Bilgiye yapılan yatırım en iyi getiriyi getirir.